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PASO A PASO

El desafío actual en la gestión institucional

1

Gestiones dispersas en correos, chats y hojas de cálculo.
Dificultad para saber quién está haciendo qué y en qué estado va.
Falta de trazabilidad y evidencia documental ante auditorías.
Supervisores sin una vista clara de la carga de trabajo de sus equipos.
Gerencia sin indicadores confiables para tomar decisiones.

Nuestra solución: unificar gestiones, tareas y trazabilidad

2

Cada solicitud se convierte en un ticket/gestión estructurada.
La institución la ve como una gestión asignada a empleados.
Cada gestión puede generar tareas y subtareas entre diferentes áreas.
Todo el flujo queda registrado con fechas, responsables y estados.
Notificaciones automáticas por correo a los usuarios involucrados.

Flujo de trabajo de la solicitud a la solución

3

El solicitante crea una gestión/ticket (desde sistema o chatbot).
Adjunta uno o varios documentos base y puede seguir agregando archivos.
La gestión se asigna a un responsable (o queda Por asignarse).
El responsable crea tareas para cualquier persona de cualquier área.
Cada tarea puede generar subtareas con sus propios responsables.
La gestión solo se cierra cuando todas las tareas y subtareas están finalizadas.

Control de estados y trazabilidad

4

Gestiones/Tickets: Registrada, Por asignarse, Por reasignarse, En proceso, Finalizada, Anulada.
Tareas/Subtareas: No vista, En proceso, Finalizada.
Una gestión no se puede cerrar si tiene tareas abiertas.
Una tarea no se puede finalizar si tiene subtareas pendientes.
Historial de cambios y reasignaciones para trazabilidad completa.

Documentos y comunicación en un solo lugar

5

Cada gestión inicia con uno o varios documentos base.
Es posible agregar nuevos documentos en cualquier momento del proceso.
Mensajes internos entre todos los involucrados en la gestión.
Los mensajes son visibles para quienes participan, creando un hilo ordenado.
Se evita perder información en correos o chats personales.

Roles, permisos y personalización

6

Roles configurables: ingreso de datos, asignadores, ejecutores de tareas, supervisores y administradores.
Cada rol tiene acciones específicas que se gestionan desde el módulo de roles.
Menús dinámicos según el rol del usuario, facilitando el uso del sistema.
Personalización con nombre largo, nombre corto, logo, teléfono y dirección de la institución.
Configuración flexible para adaptarse a distintas estructuras organizativas.

Supervisión y métricas para la gerencia

7

Supervisores visualizan el avance de las tareas de sus subalternos.
Reportes con gráficas de gestiones, tareas y subtareas por fechas.
Indicadores de tiempos de atención y resolución.
Monitorio de tickets para seguimiento y trazabilidad en tiempo real.
Sección de encuestas para evaluar el servicio, con estadísticas gráficas.

Integraciones inteligentes: correo, QR y chatbot

8

Notificaciones por correo cuando se asigna una gestión, tarea o subtarea.
Conexión con chatbot mediante webservice para consultar y crear tickets.
Lectura de código QR del ticket para conocer el estado actual en segundos.
Desde el chatbot el ciudadano puede generar nuevas solicitudes.
Mejora la experiencia del usuario final y reduce llamadas telefónicas.

Beneficios clave para la gerencia

9

Visibilidad total del ciclo de vida de cada gestión.
Distribución más equilibrada de la carga de trabajo entre áreas y personas.
Reducción de tiempos muertos y reasignaciones innecesarias.
Trazabilidad documental frente a auditorías internas y externas.
Indicadores que permiten tomar decisiones basadas en datos, no percepciones.

Próximos pasos

10

Implementación gradual por áreas para una adopción controlada.
Capacitación breve a usuarios según perfil (solicitantes, asignadores, ejecutores, supervisores).
Acompañamiento en la configuración inicial de roles y personalización institucional.
Definición de indicadores clave que la gerencia desea monitorear.
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